Choisir le bon outil de gestion de contrats : les questions à se poser
Gérer les contrats est un sujet qui se trouve au cœur des préoccupations de toutes les entreprises. Au vu de l’importance de ces documents, il est primordial de bien choisir l’outil de gestion afin d’en tirer le maximum de profits.
Les cinq défis principaux de la gestion contractuelle
Chaque département utilise une méthode de gestion de contrats qui lui est propre et répondant à ses besoins. Toutefois, toutes les équipes font face à cinq défis lors de l’utilisation de ces documents :
- Une démarche de gestion qui demande un temps de réalisation important et qui fait intervenir différents outils et équipes. Un responsable dédié doit vérifier si les contrats incluent toutes les clauses, s’ils sont signés par les bonnes personnes, etc.
- Les ressources limitées induisent au non-respect des obligations. Les conséquences sont nombreuses : paiement impossible sur les contrats expirés, pénalités en cas de dépassement de l’échéance, etc.
- Les opérations en silos dissocient les équipes ainsi que les outils qui ne sont pas les mêmes pour toutes les équipes et non inclus dans les systèmes métiers de l’entreprise.
- Comme les contrats sont entreposés dans les locaux de l’entreprise, sur les ordinateurs personnels ou encore les boîtes mail, les droits contractuels sont inaccessibles pour ceux qui font du télétravail.
- La difficulté de la mise en conformité expose à un risque réglementaire et nécessite une adaptation des contrats à chaque changement.
Quelles sont les questions à se poser pour choisir le bon système ?
Pour trouver la solution gestion de contrats des PME la plus adéquate, il est important de répondre aux questions suivantes :
- Quels sont les types de contrats à couvrir ?
En cas d’hésitation entre une application achats ou contrats, l’idéal est de tenir compte du type de documents à traiter : une application achats pour des contrats d’achat par exemple.
- Quels sont les besoins pour le projet ?
Stockage simple, stockage et recherche, stockage avec recherche et gouvernance locale, etc., les besoins changent d’une entreprise à une autre, mais aussi en fonction de la sensibilité des documents à traiter ?
- Qui sont les utilisateurs ?
Pour savoir quelles typologies de contrats établir pour quelle fonction, il est primordial de définir le profil d’utilisateurs.
- Quelle est la technologie à déployer ?
Il s’agit de définir les besoins et de savoir en quoi les outils peuvent aider. Dès lors, l’entreprise pourra choisir des solutions basées sur l’IA afin de numériser des contrats papier en grande quantité et en soutirer les éléments pour l’intégration au système de gestion.
